Dwa, trzy, a może cztery auta w leasing przy jednoosobowej działalności gospodarczej? Leasing większej liczby pojazdów przy JDG to rozwiązanie, które może wydawać się co najmniej kontrowersyjne, przynajmniej z punktu widzenia prawa podatkowego. Co ciekawe, fiskus nie widzi jednak przeciwwskazań (co potwierdzają indywidualne interpretacje podatkowe), jednak podatnik musi pamiętać o kilku kwestiach.
Dlaczego posiadanie większej liczby samochodów w jednoosobowej działalności gospodarczej budzi wątpliwości?
Samo posiadanie dwóch, trzech, czterech (i tak dalej) samochodów w JDG nie jest niczym dziwnym. Wszak właściciele JDG mogą zatrudniać pracowników, którzy będą potrzebowali samochodów firmowych do przewiezienia zaopatrzenia, dojazdów na szkolenia i konferencje czy dojazdów do klienta. Co więcej, nawet przedsiębiorca niezatrudniający pracowników może potrzebować dwóch samochodów ze względu na częste wyjazdy lub zróżnicowane potrzeby transportowe. Wątpliwości budzi natomiast zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych ze wszystkimi samochodami (czyli na przykład kosztów leasingu). Przedsiębiorcy obawiają się, że fiskus zinterpretuje takie działanie jako przejaw niedozwolonej optymalizacji podatkowej. Czy słusznie?
Leasing więcej niż jednego samochodu – podstawa prawna
Przepisy dotyczące leasingu i opodatkowania stron umowy leasingowej zostały ujęte w Rozdziale 4a Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT). Znajdziemy tam m.in. zasady opodatkowania w leasingu operacyjnym i finansowym, a także przychody i koszty w przypadku wykupu, przeniesienia własności i dalszym używaniu przedmiotu leasingu. Nie ma tam natomiast informacji o ograniczeniu w zakresie liczby użytkowanych przedmiotów w jednoosobowej działalności gospodarczej.
Należy zatem odwołać się do zasady ogólnej, która została ujęta w art. 22 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem do kosztów uzyskania przychodów zalicza się koszty, które zostały poniesione w celu uzyskania przychodu lub zabezpieczenia źródła przychodów. Z kolei art. 23 ust. 1 wymienia wyjątki od tej zasady, czyli wydatki, których nie można zaliczyć do KUP (kosztów uzyskania przychodu). Co ważne, w prawie podatkowym nie ma przepisu, który wprowadzałby limit liczby samochodów wykorzystywanych w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej. Nie ma tutaj też znaczenia, czy samochody są finansowane gotówką, kredytem czy leasingiem.
Leasing wielu aut w JDG jest dozwolony. W czym tkwi haczyk?
Przedsiębiorca powinien pamiętać, że leasing więcej niż jednego samochodu jest dozwolony, o ile wydatki poniesione z tego tytułu będą racjonalne i uzasadnione charakterem prowadzonej działalności gospodarczej (np. ze względu na wielkość działalności czy sposób świadczenia usług). Samochody muszą być wykorzystywane w celu osiągania przychodów lub zabezpieczenia źródeł przychodów. Co ważne, to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy samochodami a działalnością gospodarczą i przychodami. Przedsiębiorca powinien zatem przygotować się na ewentualną kontrolę i gromadzić dowody, które potwierdzą wykorzystywanie wszystkich samochodów w firmie.
Leasing więcej niż jednego auta w jednoosobowej działalności gospodarczej – indywidualne interpretacje podatkowe
Fiskus wypowiadał się już w kwestii posiadania wielu aut w działalności wykonywanej samodzielnie (poniżej przykład). Jednak przedsiębiorcy, którzy nadal mają wątpliwości i obawiają się ewentualnych konsekwencji finansowych, mogą zwrócić się do Krajowej Izby Skarbowej z prośbą o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej.
Interpretacja Dyrektora KIS z dnia 23 maja 2024 (0112-KDIL2-2.4011.182.2024.1.AA)
Interpretacja dotyczy prawnika, który miał zamiar zawrzeć umowę o leasing operacyjny na duży samochód z większym silnikiem oraz jednocześnie wziąć w leasing, najem długoterminowy lub inną tego typu umowę samochód osobowy o mniejszych gabarytach i mniejszym silniku. Większy samochód miał być wykorzystywany do odbywania dalekich podróży służbowych, natomiast mniejszy pozwalałby na ograniczenie wydatków na paliwo podczas przemieszczania się po mieście. Posiadanie dwóch samochodów miało być konieczne również ze względu na ewentualną awarię jednego z nich. Co ważne, oba samochody miały być wykorzystywane w sposób mieszany (do celów prywatnych i firmowych), zaś cena drugiego samochodu miała nie przekraczać 150 000 zł.
Wnioskodawca zastanawiał się, czy będzie mógł zaliczyć do KUP wszystkie koszty związane z korzystaniem z drugiego samochodu w ramach leasingu operacyjnego, najmu długoterminowego lub innej podobnej umowy. W opinii Dyrektora KIS nie ma przepisu, który zabraniałby ujmowania w kosztach uzyskania przychodów wydatków związanych z dwoma wymienionymi samochodami. Ważne jest, aby oba samochody były wykorzystywane na potrzeby i w ramach prowadzonej działalności. Ponadto każdy wydatek powinien spełniać następujące wymagania:
- musi być związany z przychodem lub źródłem przychodu i poniesiony w celu uzyskania przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu;
- nie może znajdować się na liście wydatków wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT;
- musi być odpowiednio udokumentowany.
Zgodnie z opinią Dyrektora KIS prawnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów:
- całość opłat leasingowych związanych ze spłatą wartości początkowej samochodu (cena drugiego samochodu nie przekracza 150 000 zł),
- całość części odsetkowej,
- 75% kosztów eksploatacyjnych (samochód wykorzystywany w celach mieszanych),
- 100% kosztów ubezpieczenia OC, AC, GAP (wartość samochodu nie przekracza 150 000 zł).
Stanowisko Dyrektora KIS jest zgodne z opiniami wydanymi w innych sprawach związanych z leasingiem więcej niż jednego samochodu w jednoosobowej działalności gospodarczej, takich jak: interpretacja indywidualna z dnia 27 sierpnia 2019 (sygn. 0112-KDIL3-3.4011.249.2019.2.TW), interpretacja indywidualna z dnia 9 marca 2021 (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.982.2020.2.MGR), interpretacja indywidualna z dnia 22 września 2022 r. (sygn. 0115-KDIT3.4011.503.2022.3.KP). Warto jednak zwrócić uwagę, że w interpretacji z 2021 roku podatnik miał zamiar wziąć w leasing auto o wartości powyżej 150 000 zł, co ma wpływ na wysokość możliwych do odliczenia kosztów.
Leasing dwóch aut w JDG – jakie wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?
Wiemy już, że leasing dwóch lub większej liczby samochodów w jednoosobowej działalności gospodarczej jest zgodny z prawem (pod pewnymi warunkami). Teraz pora wyjaśnić, jakie wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w zależności od rodzaju leasingu.
Koszty uzyskania przychodów w leasingu operacyjnym:
- raty leasingowe: część kapitałowa (dotycząca spłaty wartości początkowej samochodu) oraz część odsetkowa;
- koszty eksploatacyjne, czyli np. paliwo, zakup i wymiana opon, zakup dodatkowego wyposażenia samochodu, naprawa i konserwacja;
- ubezpieczenie: obowiązkowe (OC, NNW) oraz dodatkowe (AC, GAP).
Koszty uzyskania przychodów w leasingu finansowym:
- część odsetkowa rat leasingowych;
- odpisy amortyzacyjne;
- koszty eksploatacyjne, czyli np. paliwo, zakup i wymiana opon, zakup dodatkowego wyposażenia samochodu, naprawa i konserwacja;
- ubezpieczenie: obowiązkowe (OC, NNW) oraz dodatkowe (AC, GAP).
Uwaga na limity w kosztach uzyskania przychodów
Powyższe zasady wydają się dość klarowne, jednak należy przypomnieć o limitach w rozliczaniu kosztów uzyskania przychodów, które obowiązują przy leasingu bardzo drogich samochodów oraz przy leasingu samochodu wykorzystywanego w celach mieszanych. Należy tutaj rozgraniczyć wydatki związane z wartością auta oraz wydatki związane z użytkowaniem pojazdu.
Część kapitałowa raty leasingowej (leasing operacyjny)
Część raty dotycząca spłaty wartości początkowej samochodu (część kapitałowa) może zostać zaliczona w całości do KUP, jeżeli wartość samochodu nie przekracza 150 000 zł (lub 225 000 zł w przypadku aut elektrycznych). W przypadku droższych samochodów zalicza się tę część opłat, która proporcjonalnie do wartości samochodu nie przekracza limitu. Wydatki zaliczane są proporcjonalnie według wzoru: 150 000 zł (lub 225 000 zł)/wartość samochodu x 100%.
Odpisy amortyzacyjne (leasing finansowy)
W przypadku leasingu finansowego kosztem podatkowym są odpisy amortyzacyjne do wysokości 150 000 zł. Oznacza to, że przy leasingu droższego samochodu odpisy amortyzacyjne należy zaliczać proporcjonalnie do ceny pojazdu nieprzekraczającej 150 000 zł.
Część odsetkowa rat leasingowych
Część odsetkową rat leasingowych zawsze zalicza się w całości, niezależnie od wartości samochodu, rodzaju leasingu oraz sposobu wykorzystania pojazdu (cele firmowe lub mieszane).
Wydatki eksploatacyjne (paliwo, serwis, wyposażenie)
Jeśli chodzi o wydatki eksploatacyjne, tutaj limit wartości samochodu (150 000 zł) nie ma zastosowania. Natomiast trzeba wziąć pod uwagę, czy pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w celach firmowych czy mieszanych (czyli w działalności gospodarczej i życiu prywatnym). W pierwszym przypadku można zaliczyć do KUP wydatki eksploatacyjne w wysokości 100%. Jeżeli zaś samochód wykorzystywany jest w celach mieszanych, wówczas w KUP ujmuje się tylko 75% wartości wydatków.
Ubezpieczenie (obowiązkowe i dodatkowe)
W świetle prawa podatkowego koszty poniesione w związku z ubezpieczeniem pojazdu nie są traktowane jako wydatki eksploatacyjne. W związku z tym limit 75% obowiązujący w przypadku pojazdów używanych w systemie mieszanym nie ma tutaj zastosowania. Obowiązuje natomiast limit kosztowy (150 000 zł lub 225 000 zł). I tak:
- ubezpieczenie obowiązkowe (OC, NNW) stanowi koszt w całości, niezależnie od wartości samochodu;
- ubezpieczenie dobrowolne AC można zaliczyć w całości, jeżeli wartość samochodu przyjęta do celów ubezpieczenia nie przekracza 150 000 zł (w przeciwnym razie wydatki ujmuje się proporcjonalnie do limitu 150 000 zł).
Pewne wątpliwości dotyczyły dobrowolnego ubezpieczenia GAP. Pojawiały się opinie, że wydatek ten można potraktować jako wydatek eksploatacyjny i w związku z tym należy stosować limit 75%. Jednak interpretacja indywidualna z dnia 5 lipca 2019 (sygn. 0111-KDIB1-1.4010.212.2019.1.MF) temu przeczy, ponieważ w opinii Dyrektora KIS ubezpieczenie GAP jest związane z wartością samochodu i polisą AC, więc należy stosować limit 150 000 zł. Tak więc jeżeli wartość samochodu przyjęta w polisie GAP przekracza 150 000 zł, wówczas wydatki na ubezpieczenie należy ujmować proporcjonalnie.
Leasing większej liczby samochodów w JDG a podatek VAT
W interpretacji indywidualnej z dnia 23 maja 2024 wnioskodawca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą miał zamiar wykorzystywać dwa samochody w systemie mieszanym. W tym przypadku pojazdy mogą być są używane zarówno w ramach działalności, jak i do celów prywatnych, zaś przedsiębiorca nie musi prowadzić ewidencji przebiegu, czyli tzw. kilometrówki dla celów VAT. Jednak w systemie mieszanym przedsiębiorca może odliczyć jedynie 50% VAT od rat leasingu oraz wydatków eksploatacyjnych. Można zatem przypuszczać, że w tej sytuacji są mniejsze szanse na to, że fiskus zakwestionuje leasing więcej niż jednego samochodu.
Przedsiębiorca może również używać samochodów wyłącznie w celach firmowych. Tym sposobem może odliczyć 100% podatku VAT od wydatków związanych z leasingiem oraz eksploatacją pojazdu. Aby móc skorzystać z tej możliwości, trzeba zgłosić pojazdy do urzędu skarbowego (VAT-26), sporządzić regulamin korzystania z pojazdów oraz prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów. Użytek osobisty jest tutaj wykluczony, więc fiskus bacznie przygląda się takim przypadkom. W tej sytuacji przedsiębiorca powinien dysponować solidnymi argumentami, które będą uzasadniać konieczność posiadania w firmie więcej niż jednego samochodu.
Leasing więcej niż jednego samochodu w jednoosobowej działalności gospodarczej – rozsądek przede wszystkim
Z wydanych dotąd interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wynika, że leasing dwóch samochodów w działalności gospodarczej jest zgodny z prawem. W związku z tym przedsiębiorcy przysługuje z tego tytułu możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wszystkich przysługujących wydatków związanych z samym leasingiem, jak i użytkowaniem pojazdu. Organ nie precyzuje, czy pojazdy powinny się od siebie różnić pod względem rodzaju, konstrukcji czy parametrów. Należy jedynie pamiętać o limitach związanych z wartością samochodu oraz ze sposobem jego użytkowania w działalności (cele wyłącznie firmowe lub cele mieszane).
Warto jednak mieć na uwadze, że indywidualne interpretacje podatkowe nie stanowią źródła prawa i nie mają uniwersalnego zastosowania. Nie można zatem z całą pewnością stwierdzić, że każdy właściciel JDG, niezależnie od okoliczności, może wziąć w leasing kilka samochodów i odliczać koszty z tego tytułu. Warto mieć również na uwadze, że dodatkowy samochód może budzić duże zainteresowanie fiskusa. Dość ryzykowne są sytuacje, w których przedsiębiorca “pożycza” samochód członkowi rodziny lub bierze w leasing trzeci czy czwarty pojazd pomimo braku pracowników. Przedsiębiorca musi bowiem wykazać, że wszystkie leasingowane samochody są wykorzystywane w ramach działalności, a ponoszone w związku z tym wydatki są racjonalne i gospodarczo uzasadnione.